Moje metody i aplikacje ku lepszej produktywności

Ja wiem, postów i filmów o produktywności jest mnóstwo. Na pewno je już wszyscy obejrzeliście (tak, jak ja) i jesteście doskonale zorganizowani i produktywni przez cały dzień (nie tak, jak ja).

Ten wpis jest swojego rodzaju przypomnieniem – Wam i sobie, że poznanie technik podnoszących produktywność to jedno. Wdrożenie ich w życie to zupełnie coś innego.

Od wielu lat krążę wokół tego tematu i zdążyłam się przekonać, że te najprostsze rozwiązania są najbardziej skuteczne, ALE trzeba z nich korzystać konsekwentnie. Także jeśli po tym wpisie będziesz miał poczucie, że niczego nowego się nie nauczyłaś / eś – nie taka jest jego rola. Chcę Ci przypomnieć o niektórych narzędziach i pokazać jak ja wdrożyłam je w życie.

 

Zacznijmy od banału – lista zadań i priorytety

Każdego dnia patrzę na swoją listę zadań, lecę po niej wzrokiem, wybieram zadanie, na które obecnie mam ochotę i działam. A przynajmniej tak przez długi czas udawało mi się oszukiwać mój głupi mózg. COŚ robiłam.

Brian Tracy przedstawił nam metodę ”Zjedz tę żabę!” i przez długi czas wierzyłam, że razem z pierwszą herbatą powinnam zabrać się za tego słonia, co stoi w pokoju w kącie od kilku dni i patrzy na mnie z wyrzutami sumienia, że jeszcze go nie zjadłam. Tak tak, większość zadań to słonie, nie żabki. A jak zjeść słonia? Oczywiście kawałek po kawałku.

Tak więc nigdy nie zaczynam dnia od największego i najtrudniejszego zadania, a raczej działam wtedy na jeden z dwóch sposobów:

1. Wyznaczam priorytet, rzecz, która absolutnie dzisiaj musi się wydarzyć, nie musi być to nie-wiadomo-co, czasami ta rzecz zajmie 15 min, tylko myślenie o niej sprawia Ci już ból, bo to najczęściej najdłużej odkładane zadanie, które w Twojej głowie urosło do rangi informacji na pasku w wiadomościach.
2. Dzielę słonia na kawałki jak tort i zajadam się nim dzień po dniu. Nikt nie chce zjeść tortu na raz. Jest pyszny, owszem, ale wizyta w łazience mogłaby się nieco przedłużyć. Także jeden dzień – jeden kawałek tortu. I ten kawałek też staje się moim priorytetem na dany dzień.

Nie ma listy zadań – nie ma produktywności. Bo jednak jakoś tę produktywność muszę zmierzyć pod koniec dnia, żebym mogła powiedzieć “Ale dzisiaj byłam produktywna!”. A liczba odhaczonych tasków wydaje się być doskonałym miernikiem. Tylko nie popadaj w skrajności – umycie kubka po kawie nie liczy się jako produktywne zadanie!

Nie wiem, jak wy, ale dla mnie lista zadań musi być na papierze, pod ręką i na oku cały dzień. Elektroniczne listy sprawdzają się świetnie, kiedy musisz projekty dzielić ze współpracownikami, jednak moje zadania zawsze lądują w zeszycie.

—

Psssst, a widziałaś / eś, że robię własne zeszyty? Możesz je dorwać tutaj.

 

Przejdźmy do drugiego banału – odliczanie czasu

Koncepcja pomodoro stała się już tak popularna, że jak widzę tę nazwę to wymiotuję. Ale spokojnie! Ja nie o tym! Wstrzymaj się!

Zaczęłam swoje odliczanie czasu od czegoś zupełnie innego – ustawienia na liczniku końca dnia swojej pracy. Szefie – jeśli to czytasz – to nie jest tak, że nie mogę się doczekać wyjścia z pracy! 😉 Pomaga mi to w oszacowaniu ile jeszcze uda mi się dzisiaj zrobić i odpowiedzieć sobie na pytania ‘Co jest naprawdę najważniejsze? I co musi zadziać się koniecznie dzisiaj?’ Jedno spojrzenie na odliczanie i już wiem, jak muszę poukładać swój dzień.

Po dosyć długich poszukiwaniach idealnej aplikacji na Maca znalazłam – Timer RH.

 

Jest subtelny z wyglądu, ale kiedy przyjdzie koniec odliczania wszyscy w biurze słyszą dźwięk ogromnego parowca, który właśnie dobił do portu. Wtedy wiadomo, że Gosia idzie do domu 😉

A żeby uruchomić odliczanie nie trzeba się nigdzie przeklikiwać, wystarczy pociągnąć za ikonę aplikacji na górnym pasku na odpowiednią długość i timer się uruchamia.

Po pół roku używania wykupiłam licencję na rok i zaczęłam używać odliczania do mniejszych tasków. Włączam wtedy tryb nie przeszkadzać i skupiam się na jednej rzeczy. Walczę tylko z nieszczęsnym FOMO, bo jak zegar wskazuje 10 min do końca zadania to we mnie już zaczyna rosnąć niepokój, że ktoś napisał i oczekuje natychmiastowej odpowiedzi. Czasami daję się uwieźć strachowi i wypadam z rytmu, ale nikt nie jest idealny.

 

Banał numer trzy – skup się na jednej rzeczy

Tak, wiem, to nie możliwe. A przynajmniej nie zawsze.

Kojarzycie te rolki / tiktoki o tym, jak ktoś idzie zrobić pranie, ale zauważa pustą butelkę, więc bierze ją do kosza, później widzi naczynia do zmywania więc przystępuje do roboty i tak dalej i tak dalej. To ja w pracy.

Zaczynam moje super-ważne-zadanie i ktoś wchodzi do pokoju z pytaniem. Przepadłam.

Zaczynam moje super-ważne-zadanie i ktoś pisze mi smsa. Przepadłam.

Zaczynam moje super-ważne-zadanie i ktoś nie ważne co zrobi. I tak przepadłam.

Łapię się później na tym, że mam otworzoną przeglądarkę, a w niej nową kartę. Co ja do cholery chciałam wpisać? Nie wiem, więc sprawdzę co tam na Teamsach. Albo mam w określony sposób przefiltrowane wiadomości w mailu, ale nie mam pojęcia, jakiego konkretnie wątku szukałam.

Próbowałam zapisywać zadanie, nad którym pracuję na kartce przed sobą, ale kartka zaraz ginie w czeluściach papierów na biurku 😀 Tak więc .. znalazłam aplikację 😄

One Thing – bardziej banalnej aplikacji w App Store nie znajdziecie. Po prostu piszecie ową jedną rzecz, a aplikacja wyświetla ją na górnym pasku. W chwilach rozkojarzenia wystarczy jeden rzut oka i wiem, nad czym pracuję. Oczywiście, jeśli nie zapomnę tego tam wspisać 😄 Ale jak już nie jednokrotnie pisałam na blogu – wszystko jest kwestią nawyku. Także jak tylko zaczynam kolejne zadanie, od razu wpisuje je w One Thing, aby świeciło nade mną.

 

Banał numer cztery – to, czego nie widać – nie istnieje

Kojarzycie na pewno kolorowe karteczki post-it. Ba! Założę się, że conajmniej jedna wisi gdzieś w okolicach Waszego biurka i przypomina o zbliżającym się ważnym terminie, albo telefonie do klienta.

Mi się marzyły takie karteczki w telefonie – żebym zawsze widziała co mam do zrobienia i żebym mogła szybko coś zapisać, a później przy każdym odblokowaniu telefonu widziała zadania. Wiem, są aplikacje do notatek, ale w te notatki trzeba.. wejść. I trzeba pamiętać o ich istnieniu.

Nie zgadniecie – do tego też jest appka. I ponownie – prostszej nie znajdziecie (mówiłam, że im prościej tym lepiej!). Wpisujecie krótką notatkę, a później po każdym odblokowaniu telefonu daje Wam swoim żarówiastym kolorem w ryj. Nie sposób nie przeczytać tych notatek 10 razy dziennie.

Część z tych rzeczy później ląduje na mojej liście zadań, a część z nich czeka łaskawie na usunięcie do momentu wykonania zadania. To takie moje przypominajki dla mini mini zadań (tak mamo, kupienie żarówek dla Ciebie wciąż jest na tej liście).

 

Banał numer pięć – wszystko zajmie Ci o 50% więcej czasu, niż planujesz

Planuj z buforem. Nie planuj na styk. Zostaw wolne miejsce w ciągu dnia na nieprzewidziane zdarzenia. Te zdania na pewno słyszeliście, do mnie przemawia najbardziej to, które umieściłam w nagłówku.

Często planuje swoje zadania na styk, ale upewniam się wtedy, że zadanie na godzinę czasu ma przewidziane półtorej. Mogę wtedy spokojnie zmieścić w harmonogramie niespodziewaną drzemkę, albo zjedzenie obiadu, o którego zaplanowaniu wcześniej zapomniałam.

 

Podsumowanie

Wracając na chwilę do początku – najprostsze rozwiązania są najlepsze i najbardziej skuteczne pod warunkiem stosowania ich konsekwentnie. Rzeczy, które opisałam nie są wynikiem 30 dniowego eksperymentu, są przeze mnie wykorzystywane od bardzo bardzo dawna, a większość z nich zdążyła mi wejść w nawyk. Z czystym sumieniem mogę powiedzieć, ze jeśli stosuje się do nich wszystkich moja produktywność szybuje!

I już naprawdę słowem zakończenia – pamiętajcie, że praca i obowiązki to nie jest wyścig. Jeśli nie uda Wam się wykreślić wszystkich rzeczy z listy to nikt nie zginie. Doceniajcie to, co udało się Wam osiągnąć danego dnia i bądźcie z siebie dumni, niezależnie od liczby odhaczonych checkboxów.